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ExcelとWordの差し込み文書を活用。表を活用した表示ラベルや商品ラベルの作成方法。

ExcelやWordをはじめとしたMicrosoft社のソフトウェアを、お使いの方がたくさんいらっしゃると思います。

ExcelとWordの差し込み文書を活用した表示ラベルや商品ラベルの作成方法について、お問い合わせをいただく機会がありましたので、作成方法をご紹介します。

 

写真の様な、罫線入りや「:」コロンで区切ったラベル。

表示ラベルや商品ラベルという点がポイントです。

よく使われる宛名ラベルが左寄せのレイアウトで済むのに対して、表示ラベルや商品ラベルの作成方法について、表をうまく活用した方法をご紹介します。

 

なお、ExcelやWordの差し込み文書を活用した宛名ラベルの作成方法やExcel 2007、2010をお使いで宛名ラベルを作成される場合など、“宛名ラベル”については、以下のページが参考となると思いますので、ご参照ください。以下のリンクから、お使いのソフトウェアに合わせたり、目的によって、使い分けていただければと思います。

Word 2007の操作手順や画面イメージで、Excelなどで作成した一覧データを使った宛名ラベルの作成方法をご紹介しているのは、以下のページです。

Wordで簡単に宛名ラベルを作成する方法。差し込み印刷を詳しく解説。

Word 2016およびExcel2016の操作手順や画面イメージで、差込機能を使った宛名ラベルの作成方法をご紹介しているのは、以下のページです。

Office2016、Word2016、Excel2016最新版!差込機能を使った宛名ラベルの作成方法。

Excel 2007、2010をお使いなら、ラベル印刷ウィザードという機能を使って、Excelだけで、簡単に宛名ラベルを作成することもできます。

Excelで簡単に宛名ラベルを作成する方法。ラベル印刷ウィザードを詳しく解説。

 

それでは、表をうまく活用した表示ラベルや商品ラベルの作成方法をご紹介します。なお、操作方法などは、Word 2010およびExcel2010の画面で説明しています。

 

商品ページはこちらから⇒



 

Wordテンプレート

当社では「楽貼ラベル」というラベル用紙を販売しています。

各メーカーでも標準的に品揃えされている定番の15アイテムをラインナップしています。
今お使いのラベルとラインナップのレイアウトを比較してみてください。お使いのラベルがきっとみつかると思います。

同じレイアウトであれば、ソフトウェアやデータはそのままでお使いいただけます。

 

今回、例示するラベルは、「楽貼ラベル」の中から、10面、UPRL10Aを使用することとします。

レイアウトは左の通りです。サイズの単位は、mmです。

P.I.Y.通信の「ラベルシールに定番の15アイテム!楽貼ラベルのラインナップ。テンプレートを無料でダウンロードできます」では、楽貼ラベル15アイテムのレイアウト図を確認できるとともに、

テストプリント用紙(PDFデータ)
Microsoft Word用テンプレート
Adobe Illustrator用テンプレート

を無料でダウンロードできますので、是非、有効活用してください。

テストプリント用紙(PDFデータ)をダウンロードして、A4サイズの用紙にプリントアウトすれば、作成したデータの試し印刷に直ぐにご利用いただけます。

クロムの例では、テストプリント用紙(PDFデータ)をクリックしますと、画面が立ち上がりますので、右図の赤枠のダウンロードをクリックすることで保存できます。

PDFデータをプリントの際は、ページサイズ処理を【実際のサイズ】で印刷してください。【合わせる】になっていると、縮小されて印刷され、印字がズレてしまいますのでご注意ください。

テンプレートの表示を確認

WordのテンプレートをWord 2010で開いて確認します。

「編集を有効にする」をクリックします。


立ち上げたデータで、ラベルの枠線が表示されていない場合には、上部のメニューから「レイアウト」をクリックし、「グリッド線の表示」をクリックします。
表示されていなかった枠線が表示されるようになります。

Excelデータ

「楽貼ラベル」10面、UPRL10Aを使って、Excelで用意したデータを、Wordの差し込み文書機能を使って、表示ラベルや商品ラベルを作成します。

用意したExcelデータを見てみましょう。

Excelデータの先頭行(1行目)が項目名になります。商品名、サイズ、坪量、入数、品番の5項目のデータが用意できているとして、話を進めます。


表示ラベル、商品ラベルの作成

元になる表の作成

先程ダウンロードした「楽貼ラベル」10面、UPRL10AWordのテンプレートを立ち上げます。

1.  一番目(左上)のラベル内で、1行目を空白行にしようと、「Enter」で改行すると、ラベル枠全体が下にずれてしまいます。

一番目(左上)のラベル内では、「Shift+Enter」で改行してください。

「Shift+Enter」で改行を2つ入れました。


2. 「挿入」タブをクリック、「表」ボタンから「5行×2列」を選びます。

表がレイアウトされました。


3. 左側の列を選択し、線上にマウスを動かすと、位置を動かせるマークに代わりますので、そのタイミングで右に動かします。

ラベルの中に、表をレイアウトするため、表の左にスペースを作ります。

 


4. 次に表の右側にもスペースを作ります。

「レイアウト」タブから、横幅の下矢印をクリックし、短くすることで右側にスペースが出来ました。この数値を動かすことで、行の幅を変えることができます。

他にも、行の高さを変えたり、表の中に入れる文字の配置なども変えることができます。「表ツール」の「レイアウト」タブの中をよく確認すると、やりたいことが見つかると思います。

5. 両端にスペースができ、ラベルにプリントした時に、左右上下に適当なスペースを用意できました。

真ん中の縦線を左に動かします。項目行になる左の列を短くします。

表全体を選んで、文字の大きさを変えます。

「ホーム」タブから、「フォントサイズ」を変えます。ここでは、12ポイントにしました。行の高さが自動的に変わると思います。

6. この前に見たExcelデータの先頭行(1行目)の項目名を入力します。商品名、サイズ、坪量、入数、品番と上から順に入力し、「均等割り付け」にしました。

差し込み文書に入る前の下準備ができました。

差し込み文書の設定

下準備したWordデータから、Excelの一覧データを取り込みます。

1.「差し込み文書」タブをクリック、「宛先の選択」ボタンから「既存のリストを使用」を選択します。


2. 「データ ファイルの選択」画面が表示されます。

ラベル作成用の一覧データを保存しているフォルダを指定し、ファイルを選択したら「開く」をクリックします。

ここでは、「商品一覧表」というファイル名にしています。

3. 「テーブルの選択」画面が表示されます。

Excelデータに複数のシートがある場合には、取り込むシートを選択し、「先頭行をタイトル行として使用する」をチェックし、 「OK」をクリックします。

ここでは、「Sheet1」です。


項目(フィールド)の配置

取り込んだ項目(フィールド)をラベルの表内に配置します。

1. 「差し込み文書」タブにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。

入れたい枠にカーソル(マウスを持っていきクリック)を合せ、「差し込みフィールドの挿入」から、フィールドを選び、「挿入」します。

「差し込みフィールドの挿入」を閉じないとカーソルが動かせませんので、一旦「閉じる」をクリックし、次の枠にカーソルを持って行き、再度「差し込みフィールドの挿入」から、フィールドを選び、「挿入」します。ここでは「サイズ」を挿入しています。

同じ要領で、坪量、入数、品番のフィールドを挿入して行きます。

 


2. ラベルの表に、各フィールドが挿入されました。

3. 「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると、取り込んだデータのイメージが表示されます。

 この状態で「次のレコード」ボタンをクリックしていくと、2件目、3件目、…と順にプレビューできます。

枠の広さや文字サイズ、位置を確認しながら、調整します。

ラベル面付けの展開

作成した表ラベルのレイアウトを、残りのラベル枠に展開していきます。

1. 一番目(左上)のラベルで作成したフィールドのレイアウトを、二番目のラベルにコピー&ペーストします。

2. これをプレビューすると…二番目のラベルにも一番目と同じ内容が表示されてしまいます。

レコードが順に表示されるようにするには、コピーしたレイアウトに「Next Record」のルールを追加します。

3. 二番目のラベルの先頭行をクリックし(カーソルを動かして)、「差し込み文書」タブにある「ルール」ボタンから「Next Record (次のレコード)」を選択します。

4. 二番目のラベルに「Next Record」が追加されました。

5.これをプレビューすると、ちゃんと2件目の内容が表示されます。

 


6. 二番目のラベルのレイアウトを残りのラベル枠にコピー&ペーストしていきます。

一番目(左上)のラベル以外には、「Next Record」が入っています。

一番目のラベルに「Next Record」が入ってしまうと、レコードの2件目からスタートしてしまいますので、注意してください。

印刷内容の確認

ここまでで印刷の準備は完了ですが、文字数が多いなどの理由でレイアウトが崩れるレコードが含まれている場合があります。

通常の「印刷プレビュー」では2ページ目以降の内容を確認できませんが、「個々のドキュメントの編集」を使えばデータを書き出して、画面上で確認することができます。

1. 「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」ボタンをクリックし、「個々のドキュメントの編集」を選択します。

2. 「新規文書への差し込み」画面が表示されるので、「OK」をクリックします。

3. 作業していた画面とは別に、新しくWord画面が表示されます。
こちらに全てのラベルが書き出されていますので、レイアウトが崩れているラベルがないか確認していきます。

複数ページにまたがる場合は、全ページを確認します。

 修正が必要な場合は、元のWordデータやExcelデータを修正してください。書き出されたデータを修正しても元データは修正されませんので、再度使用する際に、同じ修正が必要になってしまいます。

確認が終わりましたら、このデータ(ここでは、レーター1)を閉じます。

印刷

チェックが完了したら、次は印刷です。

通常の「印刷」からでは全てのレコードを印刷することはできません。「完了と差し込み」から印刷していきます。

1. 「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」ボタンをクリックし、「文書の印刷」を選択します。


 

2. 「プリンタに差し込み」画面が表示されるので、「OK」をクリックします。

 ここで印刷するレコードを選択することもできます。

 

3. 「印刷」画面が表示されます。

プリンターを選択し、「プロパティ」からプリンターの印刷設定を終了しましたら、「OK」をクリックし、印刷します。

 

Excel 2010で一覧データを作成し、Word 2010の差し込み文書を使い、表を活用した商品ラベル、表示ラベルの作成方法をご紹介してきましたがいかがだったでしょうか。

ステップバイステップでご紹介すると結構長いページになってしまいましたが、慣れてしまえば、大変便利な機能として、ご活用いただけると思います。

「:」コロンの位置合わせに、表を活用する

前項までで、罫線付きの表に項目名を入れ、Wordの差し込み文書機能を活用し、整理したエクセルデータを読み込んで、ラベルを作成してきました。

 

ここからは、ちょっと、応用編です。

先日「ラベルを作成する時、「:」コロンの位置を揃えたいが、どうしたらいいのか」というお問い合わせをいただきました。

項目名を、左揃えのテキストで作成し、「:」を入れ、その後に、差し込み文書を入れる場合、項目名の文字数が異なったり、英数文字が入ったりすると、「:」を揃えるのは、中々に面倒臭い作業です。

同じ様に、ワードで文書を作成する時、「:」の位置合わせに苦労する事がありませんか…。

そういう時に便利なのが、ご紹介してきた表の活用です。

表を使うと、「:」の位置をキッチリと揃えることができます。

前項までの流れに則して、かいつまんで、ご紹介します。

最終的に、写真の様な表示ラベル、商品ラベルを作成します。

罫線無しで、「:」コロンの位置を合わせた表示ラベル、商品ラベルの作成

「挿入」タブをクリック、今回は「:」の列を増やして、「表」ボタンから「5行×3列」を選びます。


ラベルのレイアウトを整え、1列目に項目名、2列目に「:」を入れました。

差し込み文書の設定を行います。
要領は同じです。

「宛先の選択」ボタンから「既存のリストを使用」を選択し…
最終的にラベルの表に、各フィールドを挿入します。


罫線が邪魔ですので、罫線を消しましょう。
表を選んで、「ホーム」タブから「罫線」で、「枠なし」を選択します。

実線だった罫線が、点線に変わり、罫線なしの表になりました。

一番目のラベルをコピーし、二番目のラベルにコピー&ペーストします。

次に二番目のラベルに「Next Record」のルールを追加し、二番目のラベルのレイアウトを残りのラベル枠にコピー&ペーストしていきます。

これで、罫線無しで、「:」の位置を合わせた商品ラベル、表示ラベルが作成できました。

ポイントだけをご説明していますので、前項の罫線付きの表示ラベル、商品ラベルの作成方法をよくご覧ください。基本的な操作方法は同じです。

 

ラベル作成に便利なラベル用紙「楽貼ラベル」

当社では独自の「楽貼加工」を施したOAラベル用紙15アイテムを「楽貼ラベル」のブランドでラインナップしています。

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ラベルサイズや面付、無料のテンプレートなどについては以下のページからダウンロードいただけます。

ラベルシールに定番の15アイテム!楽貼ラベルのラインナップ。テンプレートを無料でダウンロードできます。

 

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※Office、WordおよびExcelは、米国Microsoft Corporationの米国及びその他の国における登録商標です。

 

 

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